2020-04-10 第201回国会 衆議院 経済産業委員会 第5号
続いて、もう二、三点伺いますが、質問の順番をちょっと変更させていただきまして、本日の配付資料にございます二ページ目、資料の二というところをごらんいただきたいんですが、そこの６と書かれているところ、今回の再決裁を考案した担当者の上司に当たる管理職級職員そして指定職級職員という二名の職員が掲載されているわけですけれども、この職員の中に文書管理者あるいは文書管理担当者というのは含まれていますでしょうか。
続いて、もう二、三点伺いますが、質問の順番をちょっと変更させていただきまして、本日の配付資料にございます二ページ目、資料の二というところをごらんいただきたいんですが、そこの６と書かれているところ、今回の再決裁を考案した担当者の上司に当たる管理職級職員そして指定職級職員という二名の職員が掲載されているわけですけれども、この職員の中に文書管理者あるいは文書管理担当者というのは含まれていますでしょうか。
○糟谷政府参考人 今御質問いただきましたように、文書管理の実施責任者、これは課長とか室長という文書管理者でございますが、その文書管理者が文書管理担当者を指名をしております。大体、これは総括補佐一名を充てておるわけでございます。 ただ、それに加えて、書誌情報ですとかシステム管理などを補助するための文書管理補助者も各課室で指名をされているところでございます。
当初通告していた質問をちょっと何点か飛ばさせていただきまして、質問通告書の二の３の部分について質問をしますが、先ほど少し質問にも含めましたが、文書管理者と文書管理担当者というのが省の中にはおります。文書管理者は課長、室長クラスが充てられて、現在エネ庁の中には二十二名います。
対面研修につきましては、各行政機関において、文書管理者及びそれ以上の幹部職員、文書管理担当者、合計七万五千人、これには地方支分部局も含むものでございますけれども、を対象としまして実施しており、ほとんどの行政機関において九〇％以上の受講者が受講済みと承知しているところでございます。更なる徹底のため、内閣府から各行政機関に対しまして本年二月に研修の充実強化に係る通知も発出したところでございます。
していた件については、今回の調査結果を踏まえると、稲田防衛大臣の再探索指示を受けた統幕による再探索依頼の内容が不明確であり、防衛大臣の指示への対応として適切に行ったとは言いがたく、そのため、大臣からの再探索指示である旨を陸自研究本部までしっかり行き渡らせることができなかったこと、また、ふだんから、陸自研究本部教訓課内における意思疎通が十分に図られておらず、また、文書管理者である当時の総合研究部長及び文書管理担当者
○高橋政府参考人 情報公開の不存在の場合の処置でございますが、本来ならば、文書管理担当者である課長の決裁を得てやるのが当然だと思ってございますし、実は、昨年の南スーダンの再発防止策の中の一環としまして、仮に不存在だという場合には情報公開査察を改めてかけるということになっています。
していた件について、今回の調査の結果を踏まえると、稲田防衛大臣の再探索指示を受けた統幕による再探索依頼の内容が不明確であり、防衛大臣の指示への対応と、適切に行ったとは言い難く、そのため大臣からの再探索指示である旨を陸自研究本部までしっかり行き渡らせることができなかったこと、また、ふだんから陸自研究本部教訓課内における意思疎通が不十分に、図られておらず、また文書管理者である当時の総合研究部長及び文書管理担当者
本来、決裁後の修正については、総括文書管理者、大体官房長、文書管理者、大体課長、文書管理担当者は課長補佐の方々が多いと聞いておりますけれども、文書管理の責任者のみ、決裁文書を修正することが可能となっております。
まず、この書換えができる権限についてでございますけれども、一元的な文書管理システムにおきましては、システムにアクセスして決裁を経た文書を事後的に編集することは可能となっている職員がおるわけでございますが、起案部局の課室長級である文書管理者及びその部下である文書管理担当者権限を設定された職員ということで、本件の電子決裁の場合には、担当は、国有財産業務課長以下この権限を設定された職員、全体で十九名でございます
文書管理システム上、保存済みの決裁文書の修正につきましては、文書管理者や各府省が設定した文書管理担当者など、文書管理の責任者のみが行えることとなっております。
まず、内閣府におきましては、課室長級の文書管理者として現在二百八十九名が指定されておるところでございまして、また、御質問の文書管理担当者につきましては、内閣府本府において文書管理担当者を選定したという旨の報告が既に各部局から大臣官房総務課に対してなされているところでございまして、体制を整えているところでございます。
○黒岩委員 今回のポイントは、今おっしゃられた文書管理者のもと、課長級のもとに文書管理担当者を置くという、これは今までのガイドラインですと、置くことができるというできる規定だったわけですけれども、今回の改正によって、置くという必置の規定になったわけですね。 ですから、内閣府も、今までは、文書管理担当者というものが仮にいても、これは、公文書等を交わして指名しているわけではなく、事実上の担当者。
お尋ねの文書管理者による具体的な確認方法については、各行政機関において、当該業務の性質、内容等に応じて適切に判断する必要があると考えているところでございますが、例えば、改正ガイドラインにおきましては、新たに設置を義務づけた、文書管理者を補佐するものである文書管理担当者を活用して確認を行う等の方法が考えられるところでございます。
では、職員が法の趣旨にのっとって行政文書を適正に管理するための、この管理の体制として、それぞれ総括文書管理者、副総括文書管理者、文書管理者、文書管理担当者、監査責任者などを置くことの理由は何でしょうか。
マニュアルの中に、私の承知している範囲では、文書管理者と文書管理担当者とだけ記されていて、権限を付与された者というものはマニュアルには記されていませんよね。
○堀江政府参考人 文書管理システム上、保存済みの決裁文書の修正は、文書管理者や各府省が設定した文書管理担当者など、文書管理の責任者のみが行えることとなっております。
○黒岩委員 そこで、改めて確認しますが、文書管理者と文書管理担当者というのは、これは今回、ガイドラインが改定されまして、法務省の規則、法務省の場合はもともと担当者も置いていますけれども、各府省、文書管理者と文書管理担当者というのは、これは規則上設けられています。
なお、文書管理者の事務を補佐する者として、文書管理者は文書管理担当者を指名することとしているところでございまして、新年度の人事異動等も踏まえて、速やかに指名してまいりたいと考えております。
これは、この後の電子決裁を担当する、すなわち、電子決裁を行えるか行えないかというのは、文書管理担当者になるかならないかということでも関係してきますので。 今、新たな規則はもう始まっている、しかし、担当者がまだ指名されていない。これは、大臣、異常な状況なんですよ。他の省に聞きましたけれども、きのう付で文書管理担当者は指名されています、終わっています。これはいつまでに指名するんですか。
○黒岩委員 今回のガイドライン、規則の改正で一つ変わったところが、先ほど審議官がおっしゃった文書管理担当者。これは、今までガイドラインにおいては、置くことができるのできる規定だったものが、今回の改正で、置くものとするということで義務規定になりました。 それで、今までの消費者庁の管理規則では、文書管理担当者は置かれておりませんでした。
一方で、システムにアクセスをして決裁を経た文書を事後的に編集することが可能となっている職員につきましては、起案部局の課室長である文書管理者及びその部下である文書管理担当者権限を設定された職員が該当するものと承知しております。
加えまして、先ほど申し上げましたその部下であります文書管理担当者権限を設定された職員がアクセスをし、事後的な編集することは可能となる職員ということであります。
その上で、基本的には、行政文書管理規則の世界あるいはシステムの世界両方なんですが、文書管理者自身が全てのことをできるわけではないという考え方の下で、実務的に補佐をするという観点から、システムでいけば、今の文書管理者、要すれば国有財産業務課長がその部下である職員に文書管理担当者権限を設定をしておるのがおります。
これは、文書管理者である国有財産業務課長と、その部下で文書管理担当者権限を設定された職員というふうに申し上げました。人数で申し上げると十九名ということでございます。
あわせて、文書管理担当者の省内のポストについてもお答えください。
文書管理担当者につきましては、今回のガイドラインで新たに設けたものでございまして、それ以前はなかったものでございます。今回、管理体制を整備するということで文書管理担当者を設けた、こういうことでございます。
また、その補佐的なところについては、補佐する者として文書管理担当者ということでございますが、そのもとで実務的な担当者を補佐させているところでございます。（黒岩委員「文書管理担当者のポストは」と呼ぶ）担当者、ちょっとお待ちください。 失礼いたしました。文書管理担当者につきましては、課長補佐ということで担当しているところでございます。
その上で申し上げますと、財務省が利用しております一元的な文書管理システムにおきましては、電子決裁が行われた決裁文書につきまして、起案部局の課室長級である文書管理者及びその部下である文書管理担当者権限を設定された職員が編集する権限を持っているということでございます。
○政府参考人（堀江宏之君） 文書管理システムでは、決裁済みの文書の更新は文書管理者のほか文書管理担当者など、各府省が設定した者が行います。その更新履歴の確認、更新を行うことができるのは今申し上げた者でございますが、それを確認することができるのは、今申し上げた更新権限を持っている者のほか、決裁の際に文書の共有範囲と指定された範囲、典型的には課室内において更新履歴を確認することは可能でございます。
○政府参考人（堀江宏之君） 文書管理システムにおきましては、決裁終了後の文書の更新につきましては、まず文書管理者や文書管理担当者といった文書管理の責任者以外は当該文書を修正することができません。 その上で修正を行った場合には、修正を行ったものと修正内容、それから修正前のものが保存されることとなっております。
○公述人（加藤丈夫君） 今の御質問については、お手元にお配りいたしました公文書作成、保存の資料の二ページを御覧いただきたいんですが、ここの左端に、新しくガイドラインの見直しで決まった各省庁における文書管理担当者と、大体課長補佐級の人ですけれども、これを決めなさいということがルールとして示されるようになりました。
昨年、公文書管理のあり方に関するさまざまな指摘があったことを踏まえて、内閣府においてガイドラインの改正が行われており、新たに文書管理者がその事務を補佐する文書管理担当者を置くなど、文書管理体制の強化を図るための内容も盛り込まれているところであります。
さらに、その後も、法施行から半年を経過した十月十二日の時点におきましても、関係省庁連絡会議におきまして、各府省庁の文書管理担当者に対しまして、東日本大震災関連の資料は歴史的に重要な資料として適切に残すように依頼を行うなどの対応を取ってきているところでございます。
今年は、御承知のとおり、広域調整一課の庶務係長というのは、文書取扱担当者として当該文書を保管をしていたわけでありますけれども、四月一日付けで大分県の方に本人が転勤になるという内示を三月十九日に受けたということで、ここら辺が甘いと言えば甘いわけでありますが、異動前に自分が廃棄をして赴任した方がいいだろうということで、文書管理担当者であるその調査官に、十年度の会計文書は私が責任を持って処分いたしますと申